Ofisinizi Taşıma

Ofis taşınmasına nasıl hazırlanılır
• Bir şirketi taşıma evinizin ve ailenizin taşınmasından daha sıkıntılı olabilir. Kendinize hazırlanmak için en az 2 ay ayırın. Çoğu kişi, bir şirketin taşınmaya nasıl hazırlanacağı hakkında en ufak bir bilgiye dahi sahip değildir. Bu bilgisizlik çok daha fazla sıkıntıya ve baş ağrısına neden olabilir. Bu nedenle ofis taşıma kılavuzunu takip etmeniz çok önemlidir.

Taşınmaya Hazırlık
• Bir şirketi taşımanın en önemli kısmı, her şeyi önceden planlamaktır. Şirketler genellikle para kazanmayla ilgilenirler. Bu nedenle, şirket faaliyet göstermeyip taşınma işleriyle uğraşıyorsa, şirket para kazanamıyor demektir. Bir şirket taşınmasında gözetilecek en önemli unsur maliyet etkinliğin sağlanmasıdır. Bu amaca ulaşmanın en önemli araçlarından biri de zaman etkinliktir. Taşınmayla ne kadar az zaman kaybederseniz, şirketiniz için o kadar az maliyetli bir iş başarırsınız.
Zaman kazanmak için, yeni yeriniz ve ofislerinize aşina olduğunuzdan emin olun. Yeni ofislerin tam boyutlarını öğrenin (ölçüm yapın). Odaların veya mobilyaların şekil farklılıklarını belirleyin. Eski veya yeni masalarınızın, sandalyelerinizin, kabinlerinizin, vb. tamamının yeni çalışma alanınıza sığdığından emin olmak isteyeceksiniz. Herkesin kendisini ilgilendiren yeni ölçülerden haberdar olması için, taşınma öncesinde bir zemin planı oluşturulmalıdır. Bu plan, zemine göre çalışanların, mobilyaların, bitkilerin ve yeni yerinize getirdiğiniz her şeyin konumunu içermelidir.

Eğer kendiniz yapmayı planlamıyorsanız, şirketinizin taşınmasını başından sonuna kadar organize etmek üzere bir kişiyi görevlendirin. Bu kişi, taşınmanın ne şekilde gerçekleştirilmesinden tüm iletişim ve lojistiğinden sorumlu olmalıdır.

Her çalışana bu planın bir kopyasının verilmesini ve taşınma günü binanın gereken yerlerine asılmasını sağlayın. Taşınma öncesinde organize olmanız sadece çalışanlarınızın değil, nakliyecilerin de üzerlerindeki baskıyı azaltacaktır.

Herkesle Görüşün
• Bir şirketin taşınması söz konusu olduğunda, anahtar kelime “iletişim”dir. Herkesin (çalışanlar, mal sahibi, nakliyeciler, kiracılar, vb.) tüm detaylardan haberdar olmasını sağlayın. Taşınma gerçekleşmeden önce taşınma planının son halinden haberdar olmaları gerekir. Taşınma günü kafalarda ne kadar az soru varsa, o kadar iyi olacaktır. Nakliyeciler, hangi mobilyanın nereye konacağını tam olarak bilmelidir. Birbirinin aynı görünen ancak belirli çalışanlara ait birçok masanız varsa, nakliyecilerin bunların nerelere yerleştirileceğini bilmelerini sağlayın. Nakliyecilere yardımcı olmanın bir yolu, renkli etiketler kullanmaktır. Bir kata ait olan tüm mobilyalar belirli bir renkle etiketlenebilir ve hatta her çalışan için belirli renkler kullanabilirsiniz. Etiketleme, ofis taşınmasında çok önemli bir araçtır. Taşınacak tüm ekipman ve mobilyaların etiketlendiğinden emin olun. Etiketler, nakliyecilerin kolayca görebileceği yerlerde olmalıdır. Taşıma işini nakliyeci için ne kadar kolay ve anlaşılır hale getirirseniz, o kadar hızlı ilerleyecektir. Vakit nakittir.

Denetimler: Personelinizin Ofis Taşıma Kılavuzu’na bağlı kalmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bölümünüzdeki çalışanların Ofis Taşıma Kılavuzu’nu edindiğinden emin olun. Eğer taşınma kusursuz şekilde planlandıysa, çalışanlar taşınma işleri bittikten hemen sonra ofislerinde olağan çalışmalarına devam edeceklerdir.

Çalışanlar: Taşınma işlerinden önce özel eşyalarınızın ambalajlanmasından bizzat sorumlu olacaksınız. Hazırladığınız taşınma planına bağlı kalın. Bunlar, sadece taşınma öncesinde değil, yeni ofisinizde yerleşirken de size yardımcı olacaktır.

Taşınan Eşyalar
• Koliler, raflar, masalar, duvar üniteleri veya dolaplardaki tüm eşyalar kutulara güvenli bir şekilde yerleştirilmelidir. Dosya kabinlerinin boşaltılmasına gerek yoktur. Bunları kilitlemeniz veya ip ya da koli bandıyla sabitlemeniz yeterli olacaktır.

Kişisel eşyalar: Nakliyeciler, yasal evraklar, para, çakmak, özel kalemler, çerçeveler, bitkiler, vb. özel eşyalarınızın sorumluluğunu üstlenmezler. Kendi güvenliğiniz için, bu eşyaları özel olarak taşımanızı tavsiye ederiz. Özel konteynırlara ihtiyacınız varsa, Nakliyeci şirketten isteyebilirsiniz.

Masalar: Tüm içeriği ambalajlayın. Buna, üzerinde çalışılan belgeler, dosya,klasör, kitaplar ve diğer masa öğeleri de dahildir. Kağıt ataçlarını, kalemleri ve diğer benzer eşyaları zarflara yerleştirip koliye koyun. Tüm cam eşyaları kağıt, vb. materyallerle koruyun.

Dosya Güvenliği: Tüm dosyalar taşınma öncesinde sabitlenmelidir. Eğer güvenlik önemliyse bunu Nakliyeci şirkete bildirirseniz gerekli düzenlemeleri yapacaktır. Bu şekilde dosya güvenliği sağlanabilecektir.

Arkada eşya bırakmak
• Yanınızda götürmek istemediğiniz eşyalar veya mobilyalar varsa, bunları belirgin şekilde "Taşınmayacak" diye işaretlediğinizden emin olun.

“Taşınmayacak” Eğer bazı eşyalar taşınmayacaksa veya bazı ekipmanlar ya da mobilya atılacaksa, bunları “Taşınmayacak” diye etiketlediğinizden emin olun. Bu, gereksiz masraflardan kaçınmanızı sağlayacaktır.

Çöp
• Taşınma gününden önce çöplerin mümkün olduğunca büyük kısmını attığınızdan emin olun. Atılacak çok fazla çöpünüz varsa, belediyeden binanın önüne sanayi tipi büyük çöp konteynırları yerleştirmesini isteyebilirsiniz. Ne kadar fazla şey atarsanız, koliler ile yanınızda götürmeniz gerekenler de o kadar azalacaktır. Önemli ve gerekli olan hiçbir şeyin atılmadığından emin olun.

Zemin seviyesinden yüksek katlara erişim
• Mutlaka binayı önceden inceleyip tüm asansörlerin konumunu öğrenin. Bunların çalışır durumda olduğundan ve mobilyaları çıkarmak için yeterli büyüklükte olduğundan emin olun. Eğer asansör yoksa, nakliye firmasını önceden bilgilendirerek hazırlıklı gelmelerini sağlayın.

Elektrikli Makineleri Taşıma
• Elektronik eşyaları taşımadan önce, ne yaptığınızı iyi bildiğinizden emin olun. Çoğu makinenin özel taşınma yöntemleri vardır. Eğer ekipmanlarınızın bir kısmı kiralıksa, kiralayan şirkete taşınmadan önce haber verin. Bilgisayarların kablolarını uygun şekilde sökün. Ekipmanları çıkarırken yaptığı iş konusunda bilgi sahibi bir çalışan olmasını sağlayın. Fotokopi makinelerindeki tüm sıvıları boşaltın. Kolaylıkla kaybolabilecek gevşek parçalar olabilir, bu nedenle tüm parçaların sağlam şekilde sabitlendiğinden emin olun veya bunları elinizin altındaki ayrı bir kutuya yerleştirin. Otomatların içindeki tüm ürünleri boşaltın. Su sebillerindeki suyu boşaltın. Demonte edilen makinelerin hangileri olduğuna özellikle dikkat edin. Taşınma sırasında eşyalar kolayca kaybolabilir.

Arkada hiçbir şey bırakmamanızı ve hiçbir şeyi gözden kaçırmamanızı kolaylaştıracak bir kontrol listesi:
• Masa boş mu?
• Kabinler boşaltıldı mı?
• Dosya kabinleri boşaltıldı mı?
• Dosya çekmeceleri kilitlendi mi?
• Duvarda asılı eşyalar indirildi mi?
• Kırılacak eşyalar düzgün şekilde kolilendi mi?
• Bilgisayarlar ve diğer makinelerin kabloları söküldü mü?
• “Taşınmayacak” etiketleri yapıştırıldı mı?
• Ekipmanların içindeki sıvılar boşaltıldı mı?
• Masa ve sandalyeler etiketlendi mi?
• Yedek anahtarlarınız hazır mı?
• İnternet bağlantınızın hazır olduğundan ve telefon ve faks makinelerinizin çalıştığından emin olun. İşe ne kadar çabuk dönerseniz, çalışmaya ve para kazanmaya da o kadar çabuk dönersiniz.
• Elektriğin kullanıma hazır olduğundan emin olun.
• Banyoların kullanıma hazır olduğundan emin olun.
• Üzerinde eski adresiniz olan antetli kağıtlarınızı atmayı ve yeni adresiniz bulunan antetli kağıt bastırmayı unutmayın (eskileri müsvedde için de kullanabilirsiniz).